Qu’est ce que l’e procurement ? 

e-procurement

En français “approvisionnement en ligne”, l’e-procurement consiste à dématérialiser les transactions commerciales en B2B pour gagner en efficacité et en rapidité.

Dans cet article, vous allez découvrir et comprendre :

  • ce qu’est l’e-procurement
  • comment fonctionne l’e-procurement
  • pourquoi ce système est-il intéressant : ses avantages

L’e-procurement : explication

e-procurement

Basé sur des solutions digitales, l’e-procurement est un anglicisme qui peut être traduit de différentes manières : solution d’achat e-commerce, approvisionnement en ligne, etc. Il consiste en la centralisation de la gestion des approvisionnements et des achats d’une entreprise à travers une plateforme en ligne. Alors qu’autrefois les acheteurs devaient se déplacer ou effectuer une de nombreux appels téléphoniques pour passer des commandes d’approvisionnement, l’e-procurement simplifie et automatise les achats en B2B.

“Punch-Out” : qu’est-ce que c’est ?

C’est une solution digitale B2B qui permet à un professionnel d’accéder à l’offre de son fournisseur mise à jour en temps réel, depuis son système d’achat. C’est un type de catalogue électronique qui donne aux entreprises un accès direct aux offres qu’ils ont négociées avec leur fournisseur partenaire en amont.

Comment fonctionne ce système ? Les 3 grandes étapes

Directement intégré au processus d’achat des entreprises et le plus souvent lié à l’ERP de ces dernières, l’e-procurement optimise 3 grandes étapes du processus P2P (Procure-to-Pay) :

  1. La sélection du produit
  2. L’envoi de la commande
  3. La réception de la facture

On entend souvent parler du processus P2P ? Qu’en est-il ? À ne pas confondre avec l’acronyme “Peer-to-Peer”, le processus P2P désigne le processus des achats d’une entreprise.

Étape 1 : la sélection des produits

Dans un premier temps, l’entreprise utilisant un système d’e-procurement pour effectuer ses achats d’approvisionnement se rend sur une plateforme digitale. Celle-ci peut prendre la forme d’un site B2B, d’un catalogue en ligne ou d’un Punch-Out.

Une fois connectée, elle a accès à tout le catalogue produit du fournisseur et peut directement passer ses commandes tout en bénéficiant des conditions contractuelles établies au préalable.

En quelques clics, l’acheteur peut sélectionner les produits qu’il souhaite, la quantité et faire une demande d’achat.

Étape 2 : L’envoi de la commande

Une fois la commande passée, c’est au fournisseur de gérer l’envoi des produits sélectionnés. Grâce à l’e-procurement, la demande est automatiquement envoyée et notifiée. Elle prend la forme d’un document électronique ou d’une notification. Une fois que la commande a bien été validée, le fournisseur se charge de la préparer et de l’envoyer à son client.

Étape 3 : La facturation

Avec l’e-procurement, même la facturation peut être dématérialisée et automatisée. Une fois les achats effectués et validés par le fournisseur, l’entreprise reçoit une facturation directement sur son ERP. En fonction de la configuration de ce dernier, le paiement peut s’effectuer de façon instantanée ou en décalé.

Le règlement de la commande peut aussi se faire de différentes façons (paiement direct, paiement à crédit, affacturage…).

Un fonctionnement semblable aux plateformes e-commerce B2C

En effet, en simplifiant les choses, l’e-procurement fonctionne sur le même principe que les plateformes e-commerces B2C : le client passe une commande en ligne, le fournisseur se charge de lui envoyer le produit.

Mais l’e-procurement va plus loin. Il permet de gérer et d’intégrer l’approvisionnement en prenant compte de la stratégie d’entreprise et des conditions négociées avec le fournisseur. Qui plus est, l’e-procurement offre la possibilité aux sociétés de mettre en place un workflow d’achat, automatisant ainsi une partie des processus.

Les avantages de l’e-procurement

e-procurement

Alors, quel intérêt à passer à l’approvisionnement en ligne ? Gain de temps, économies d’argent et optimisation des dépenses sont quelques-uns des avantages offerts par l’e-procurement.

Des économies considérables

Solution 100% digitale, l’e-procurement nécessite moins de main-d’œuvre. Par conséquent, le coût des transactions est considérablement revu à la baisse.

Selon une étude de l’APECA, le coût d’une transaction “traditionnelle” s’élève à 95€ tandis que, avec l’approvisionnement en ligne, il n’est que de 19€.

En automatisant les processus d’achat en ligne, les gains financiers sont conséquents.

Un gain de temps non négligeable

100% dématérialisé, l’e-procurement supprime bon nombre de tâches à faible valeur ajoutée et permet aux équipes de gagner en rapidité et en efficacité. L’approvisionnement en ligne, en automatisant certaines tâches et en retirant les temps morts liés aux relances et à la paperasse administrative, fait économiser un temps considérable aux entreprises.

Un taux d’erreur diminué de 30 à 50%

Directement liée au point précédent, l’automatisation des tâches diminuerait le taux d’erreur de 30 à 50%.

Une recherche d’offre facilitée

Plus pratiques et plus claires qu’un catalogue physique, les solutions numérisées des fournisseurs permettent aux équipes d’achat d’élargir et de faciliter leurs recherches. Aussi, les catalogues en ligne simplifient la configuration et la personnalisation des choix.

Un geste de plus pour votre politique RSE !

Les avantages de l’approvisionnement électronique ne sont pas que financiers ou orients productivités. L’e-procurement contribue aussi à renforcer votre politique RSE en limitant l’utilisation de papiers et les envois postaux ! En dématérialisant vos échanges et vos processus, vous impliquez votre entreprise dans une démarche éco-responsable.

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Ancien responsable d'unité d'un back-office au siège d'une banque, j'ai décidé de consacré une partie de ma retraite à informer toute personne à la recherche d'information dans le cadre de la gestion de son argent.